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Reisekosten- & Spesenmanagement

Künstliche Intelligenz – Ihr Schlüssel zu müheloser Spesenverarbeitung

FLEX

Flexibel, digital, smart – nie wieder Spesenstress

Steigern Sie die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeitenden mit einer maximal transparenten Reisekosten- & Spesenabrechnung. Mit Abacus Reisekosten- & Spesenmanagement wird die Freigabe und Verarbeitung zum Kinderspiel. Von der Einreichung der Belege bis zur Rückzahlung, reduzieren Sie dank automatisierter Prozesse und Künstlicher Intelligenz den Aufwand auf ein Minimum. Mit der mobilen Lösung AbaClik lassen sich Spesen jederzeit und von überall erfassen und freigeben. Diese flexible Lösung passt sich perfekt den individuellen Bedürfnissen Ihres Unternehmens an – vom Einzelmodul bis zur integrierten Gesamtlösung.

  • Automatischer Abgleich der Spesen mit Kreditkartentransaktionen
  • Beleg scannen und fertig
  • KI-unterstützte Datenerkennung und -aufbereitung
  • MWST-Sätze werden erkannt und Beträge korrekt aufgeteilt
  • Selbständige Erkennung der richtigen Spesenart
  • Keine Mehrfacherfassungen
  • Real-Time-Rückzahlungen
  • Individueller Freigabeprozess mit bis zu drei Stufen
  • Elektronische Aufbewahrung der Belege

Produktvideos

Spesenbelege, Kilometer und Pauschalen erfassen

  • Unterschiedliche Erfassungsmöglichkeiten
  • Verschiedene Zahlungsmöglichkeiten
  • Spesenbelege scannen oder uploaden
  • Automatische Datenerkennung und -aufbereitung
  • Erkennung von Mehrwertsteuersätzen
  • Zuteilung zur richtigen Spesenart
  • Prüfung des Spesenreglements

Optimieren Sie Ihre Spesenerfassung von A bis Z: Hotelrechnungen, Verpflegungskosten und Taxifahrten werden automatisch erfasst und geordnet. Belege können bequem mit dem Smartphone erfasst, digitalisiert und sofort gespeichert werden. Unterstützen Sie Ihre Mitarbeitenden mit einer Vielzahl an Zahlungsmethoden, einschliesslich Bargeld, privater Karten und Firmenkreditkarten.

Die digitale Erfassung von Belegen ist durch das Scannen oder Hochladen von Dokumenten schnell und einfach erledigt. Dank künstlicher Intelligenz werden Daten automatisch erkannt und aufbereitet, Mehrwertsteuersätze erfasst und Spesenarten korrekt zugeordnet. So bleibt Ihr Spesenmanagement stets effizient und regelkonform!

Schnelle Erfassung per Smartphone

  • Bequeme Erfassung von Spesen und Reisen über Smartphone-App
  • Digitale Speicherung von Spesenbelegen

Verwalten Sie Ihre Spesen noch effizienter mit der AbaCliK App! Die benutzerfreundliche Smartphone-App vereinfacht die Erfassung von Ausgaben und Reisen erheblich. Mit nur wenigen Klicks können Sie eine Reise erstellen und alle relevanten Details erfassen. Die App ermöglicht zudem die digitale Erfassung von Spesenbelegen.

Fotografieren Sie einfach Ihre Belege, und sie werden sofort elektronisch gespeichert. Jede Quittung wird separat zugeordnet, was eine übersichtliche und strukturierte Dokumentation garantiert.

Freigabeprozess anpassen und vereinfachen

  • Individueller Freigabeprozess
  • Bearbeitung von Freigabeanträgen
  • Anzeige von Hinweisen aus dem Spesenreglement

Gestalten Sie den Freigabeprozess für Spesenanforderungen effizient und flexibel mit AbaCliK oder MyAbacus. Unser System ermöglicht die Prüfung durch bis zu drei Instanzen, sodass Verantwortliche die Freigabe unkompliziert bearbeiten können.
Auf Wunsch erhalten Vorgesetzte automatische Benachrichtigungen zur Prüfung und Freigabe von Spesen.

Ein übersichtlicher Report bietet ihnen eine schnelle Übersicht über alle Anträge. Die Abläufe lassen sich individuell an die firmenspezifischen Bedürfnisse anpassen. Das bedeutet, dass die Prüfung durch Vorgesetzte entfallen oder alternativ von einem HR-Verantwortlichen übernommen werden kann. So gewährleisten Sie einen reibungslosen und effizienten Spesenfreigabeprozess, der höchsten Ansprüchen gerecht wird.

Automatische Verbuchung in Echtzeit (CH)

  • Automatischer Abgleich der Kreditkartentransaktionen
  • Schnelle, automatisierte Rückzahlungen

Umantis Spesenmanagement ermöglicht eine nahtlose automatische Rückbuchung und Rückerstattung. Dank des Echtzeit-Abgleichs von Kreditkartentransaktionen profitieren Ihre Mitarbeitenden von sofortiger Spesenrückerstattung.
Alle Informationen sind jederzeit und überall abrufbar. Unser System unterstützt verschiedene Zahlungsoptionen.

Ob Bargeld, private Kartenzahlungen, Abacus Debit Card oder Firmenkreditkarten, Sie haben für jeden Fall die passende Lösung. Rückerstattungen privater Zahlungsmittel erfolgen durch eine exportierbare Datei, die in die Lohn- und Kreditorenbuchhaltung integriert werden kann.

Nutzen Sie auch die Vorteile einer YAPEAL-Debitkarte für Echtzeit-Rückerstattungen und profitieren Sie von exklusiven Angeboten unserer Partner wie YAPEAL, Cornèrcard und Viseca.

Einfache Verbuchung und flexible Rückerstattung

  • Unterstützt Bar-, private Kartenzahlungen und Firmenkreditkarten mühelos
  • Firmenkarten in wenigen Schritten hinterlegt
  • Automatischer Abgleich der
    Kreditkartentransaktionen
  • Rückerstattungen über Exportdatei

Halten Sie die Verbuchung und Rückerstattung von Spesen so unkompliziert und effizient wie möglich! Egal, ob Barzahlungen, private Kartenzahlungen oder Ausgaben über Firmenkreditkarten, Abacus Reisekosten- & Spesenmanagement unterstützt sämtliche Geschäftsfälle mühelos. Das Hinterlegen von Firmenkarten im System ist in wenigen Schritten erledigt. Damit wird die Abwicklung von Ausgaben spielerisch leicht!

Nach der Erfassung können Rückerstattungen bequem über eine Exportdatei erfolgen, die sich in jede Lohn- und Kreditorenbuchhaltung integriert lässt. Alternativ können Sie Rückerstattungen direkt über das Electronic Banking abwickeln.

Präzise Auswertungen für volle Kontrolle

  • Individuell gestaltbare Spesenstatistiken
  • Spesencockpit für Echtzeit-Übersicht
  • Standardauswertungen

Personalisieren Sie Ihre Spesenstatistik und nutzen Sie das Spesencockpit für Echtzeitauswertungen – bequem im Mitarbeiter-Portal MyAbacus oder auf Ihrem Smartphone. So behalten Sie Ihre Ausgaben jederzeit im Blick. Erstellen Sie individuelle Spesenstatistiken mit anpassbaren Berichten und Auswertungen, die exakt auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten sind.

Zusätzlich stehen Ihnen Standardauswertungen mit vordefinierten Berichten zu Spesen und Spesenreglement zur Verfügung. Auf diese Weise behalten Sie nicht nur die Kontrolle über Ihre Ausgaben, sondern maximieren auch die Transparenz innerhalb Ihres Unternehmens. Mit Abacus Umantis wird Ihr Spesenmanagement höchst intuitiv und digital effizient.

Reisekostenmanagement leicht gemacht

  • Erfassung und Bewilligung von Reisen
  • Erfassung und Verarbeitung von Reisekosten wie Spesenbelege, Kilometern und Pauschalen

Behalten Sie Ihre Reisekosten mit Abacus Umantis stets im Blick! Abacus Reisekosten- & Spesenmanagement sorgt dafür, dass keine Spesenbelege mehr verloren gehen. Erfassen Sie Ihre Reisen mühelos in der Software, indem Sie die Dauer, das zugehörige Projekt, den reisenden Mitarbeitenden und den Bearbeitungsprozess festlegen.

Die Bewilligung von Firmenreisen ist ebenso unkompliziert: Bei einer Ablehnung kann der Antrag problemlos angepasst werden. Nach der Genehmigung werden alle Reisespesen sofort verarbeitet. Spesen wie Hotelrechnungen und Verpflegungskosten lassen sich übersichtlich erfassen. Belege können direkt mit dem Smartphone digitalisiert und gespeichert werden. Kilometer und Pauschalen werden einfach eingegeben und automatisch berechnet.

Sichere Freigabe von Spesenauszahlungen

  • Effiziente Prüfung und Freigabe durch Verantwortliche
  • Übersichtliche Reports zur schnellen Übersicht für Vorgesetzte
  • Individuell anpassbare Abläufe

In vielen Unternehmen ist in den Richtlinien festgelegt, dass Spesenforderungen vor der Auszahlung von verantwortlichen Personen geprüft werden müssen. Mit unserem System wird sichergestellt, dass Vorgesetzte automatisch über ausstehende Freigaben informiert werden, so dass keine Forderung in Vergessenheit gerät. Übersichtliche Reports bieten eine schnelle und klare Übersicht, um die Spesen zeitnah freizugeben.

Die Abläufe lassen sich individuell an die firmenspezifischen Bedürfnisse anpassen. So kann beispielsweise auf eine Prüfung durch den Vorgesetzten verzichtet oder ein HR-Verantwortlicher mit der Freigabe beauftragt werden.
Nutzen Sie die Effizienz und Flexibilität unseres Systems, um Ihre Spesenverwaltung zu optimieren und den administrativen Aufwand zu minimieren.

Flexible Auszahlung von Reisespesen

  • Auszahlung von Spesen unabhängig vom Lohnlauf
  • Zusammenfassung mehrerer Auszahlungen als Gesamtbetrag

Mit Abacus Reisekosten- & Spesenmanagement geniessen Sie absolute Kontrolle über die Erstattung von Reisespesen. Die Software bietet die Möglichkeit, flexible und unabhängige Auszahlungen durchzuführen, die jederzeit und unabhängig vom Lohnlauf stattfinden können. Ein weiterer Vorteil: Sie können mehrere Auszahlungen eines Mitarbeitenden zu einem Gesamtbetrag bündeln.

Das vereinfacht die Buchhaltung und erleichtert die Spesenverwaltung signifikant. Profitieren Sie von der Flexibilität und Effizienz einer transparenten Spesenverwaltung und optimieren Sie die Auszahlungsprozesse in Ihrem Unternehmen!

Schnelle Erfassung per Smartphone

  • Bequeme Erfassung von Spesen und Reisen über Smartphone-App
  • Digitale Speicherung von Spesenbelegen

Verwalten Sie Ihre Spesen noch effizienter mit der AbaCliK App! Die benutzerfreundliche Smartphone-App vereinfacht die Erfassung von Ausgaben und Reisen erheblich. Mit nur wenigen Klicks können Sie eine Reise erstellen und alle relevanten Details erfassen. Die App ermöglicht zudem die digitale Erfassung von Spesenbelegen.

Fotografieren Sie einfach Ihre Belege, und sie werden sofort elektronisch gespeichert. Jede Quittung wird separat zugeordnet, was eine übersichtliche und strukturierte Dokumentation garantiert.