In der heutigen digitalen Ära ist ein effizientes Personalmanagement für den Erfolg eines Unternehmens unerlässlich. Ein Human Resource Information System (HRIS) spielt dabei eine zentrale Rolle.
Dieser Ratgeber erklärt, was ein HRIS ist, erläutert die Unterschiede zu einem HRMS und HCM sowie die jeweiligen Vorteile der Nutzung. Ausserdem gibt er fünf Tipps für die erfolgreiche Auswahl einer HR-Softwarelösung.
1. Was ist ein HRIS? Alles, was Sie wissen müssen
Ein Personalinformationssystem oder Personalverwaltungssoftware (HRIS, Human Resource Information System) ist eine Softwarelösung, die Aufgaben und Prozesse der Personalabteilung (HR) erleichtert. Unternehmen nutzen sie, um verschiedene HR-Prozesse und Aufgaben zu verwalten und zu automatisieren. Es dient als zentrales System für die Personalverwaltung.
2. HRIS vs. HRMS vs. HCM: Welches System ist das richtige für Ihr Unternehmen?
Häufig werden die folgenden Begrifflichkeiten fälschlicherweise als Synonyme verwendet. Der Unterschied liegt in der Komplexität des Systems:
HRIS (Human Resource Information System)
Konzentriert sich primär auf die administrativen HR-Prozesse. Dabei beinhaltet dies Basisfunktionalitäten wie die Verwaltung von Mitarbeiter- und Bewerberdaten sowie Datenanalyse und Reporting.
HRMS (Human Resources Management System)
Erweitert die HRIS-Funktionalitäten um Talentmanagement sowie Zeiterfassung und Entgeltabrechnung.
HCM-System (Human Capital Management System)
Geht noch einen Schritt weiter und integriert strategische HR-Aufgaben. In einer HCM-Lösung finden Zusatzmodule wie Performancemanagement, Nachfolgeplanung und Vergütungsplanung ihren Einsatz.
Die cloudbasierte Umantis HR-Suite vereint, HRIS-, HRMS- und HCM-Funktionen miteinander und deckt somit Prozesse zur Effizienzsteigerung sowie wertschöpfende HR-Prozesse in einer Software ab. Erfahren Sie hier mehr über unsere cloudbasierte Umantis HR-Suite.
3. Die Funktionen und Features eines HRIS im Überblick
Eine moderne HR-Softwarelösung bietet eine Vielzahl von Funktionen, die die Personalarbeit erleichtern und effizienter gestalten:
- Administration
- Bewerbermanagement
- Talent Management
Sie sind Interessiert an einer massgeschneiderten oder standardisierten HR-Softwarelösung? Erfahren Sie mehr über die cloudbasierte Umantis HR-Suite und wie sie Ihr Unternehmen unterstützt.
4. Vorteile, die sich durch die Nutzung eines HRIS ergeben
Die Implementierung einer Personalverwaltungssoftware bringt zahlreiche Vorteile für Unternehmen und HR-Abteilungen:
Effizienzsteigerung
Der Einsatz von HR-Software automatisiert viele manuelle Prozesse im HR-Management, was zu erheblichen Zeiteinsparungen führt. Routineaufgaben wie Dateneingabe, Berichtserstellung und Genehmigungsprozesse werden vereinfacht und beschleunigt. Urlaubsanträge, An- und Abwesenheiten sowie das Ändern persönlicher Daten werden meist über eine App und vom Mitarbeitenden selbst verwaltet. Diese Self-Service-Funktionalität trägt wesentlich zur Effizienzsteigerung im Unternehmen bei.
Verbesserte Datengenauigkeit
Durch die Zentralisierung der Daten in einem einzigen System wird die Wahrscheinlichkeit von Fehlern und Inkonsistenzen drastisch reduziert. Dies führt zu einer höheren Datenqualität und verlässlicheren Entscheidungsgrundlagen.
Strategische Ausrichtung
Mit der Automatisierung administrativer Aufgaben gewinnen HR-Profis mehr Zeit für strategische Aufgaben. Sie können sich verstärkt auf Talentmanagement, Mitarbeiterentwicklung und die Ausrichtung der HR-Strategie an den Unternehmenszielen konzentrieren.
Verbesserte Compliance
Ein HRIS hilft Unternehmen, gesetzliche Vorschriften und Datenschutzbestimmungen einzuhalten. Es erleichtert die Erstellung von Berichten für Behörden und stellt sicher, dass sensible Mitarbeiterdaten sicher verwaltet werden.
Erhöhte Mitarbeiterzufriedenheit
Viele HR-Systeme bieten Self-Service-Funktionen für Mitarbeiter. Dies ermöglicht es den Angestellten, ihre persönlichen Daten einzusehen und zu aktualisieren. Zudem können Anträge wie für Urlaube oder Elternzeit durch die Mitarbeiter selbst ausgelöst werden. Gehaltsabrechnungen und andere Dokumente können ganz einfach in der digitalen Akte abgerufen werden.
5. Die sechs wichtigsten Auswahlkriterien für ein HRIS
Die Wahl des richtigen Personalinformationssystems ist entscheidend für den Erfolg der Implementierung. Hier sind sechs wichtige Tipps für die HRIS-Auswahl zu beachten:
Tipp 1: Analysieren Sie Ihre Unternehmensziele
Steht ein Wachstum aufgrund neuer Sparten und oder Zunahme der Arbeitslast bevor?
Wenn Ihr Unternehmen wächst, benötigen Sie möglicherweise mehr Personal. Eine Personalverwaltungs-Softwaremit einem Recruiting-Modul kann dabei sehr hilfreich sein. Es unterstützt Sie, den Personalbedarf effizient zu decken und den Rekrutierungsprozess zu optimieren.
Das System ermöglicht eine bessere Verwaltung von Bewerbungen. Es vereinfacht das Screening von Kandidaten und hilft, den Überblick über offene Positionen zu behalten. Dadurch können Sie schneller auf das Unternehmenswachstum reagieren und sicherstellen, dass Sie die richtigen Talente zur richtigen Zeit an Bord holen.
Werden neue Kompetenzen bei den vorhandenen Mitarbeitenden benötigt?
Wenn sich Ihr Unternehmen in neue Sparten entwickelt, müssen Mitarbeitende oft neue Kompetenzen erlernen. Eine HR-Software mit einem Kompetenzmanagement-Modul ist hier sehr hilfreich. Es erfasst und verwaltet die vorhandenen Kompetenzen der Belegschaft und unterstützt das Tracking und die Entwicklung neuer Fähigkeiten.
Mit Hilfe der HR-Software können Sie Skill-Gaps identifizieren und gezielte Weiterbildungsmassnahmen planen. Zudem überwacht es den Fortschritt der Kompetenzentwicklung. Dies verbessert nicht nur die Anpassungsfähigkeit Ihres Unternehmens, sondern fördert auch die Karriereentwicklung Ihrer Mitarbeitenden.
Tipp 2: Befragen Sie ihre Mitarbeitenden zu den grössten Problemen und Hindernissen in der täglichen HR-Arbeit und leiten Sie daraus Must-Have Features für den Anforderungskatalog ab
Um einen effektiven Anforderungskatalog für ein HRIS zu erstellen, ist es wichtig, Ihre Mitarbeitenden einzubeziehen. Denke Sie dabei nicht nur an ihre Mitarbeitenden in der HR-Abteilung, sondern auch an ihre „Kunden“, die Mitarbeitenden und Führungskräfte in ihrer Organisation. Führen Sie Interviews oder Umfragen durch. So identifizieren Sie die täglichen Herausforderungen und Engpässe in der HR-Arbeit. Diese Einblicke sind wertvoll, um die relevanten Funktionen für Ihr Personalinformationssystem zu bestimmen.
Beispiel: Ihre aktuellen Probleme liegen in fehlender Transparenz, Doppelarbeit und mangelnder Einhaltung von Datenschutzrichtlinien. Eine HR-Software kann diese Herausforderungen lösen. Es schafft Transparenz durch zentrale Datenverwaltung und klare Prozessabläufe. Doppelarbeit wird reduziert, indem Informationen an einem Ort gebündelt und Workflows automatisiert werden.
Moderne HR–Lösungen bieten fortschrittliche Datenschutzfunktionen. Diese helfen, gesetzliche Vorgaben einzuhalten und sensible Daten zu schützen. Ein gut implementiertes HRIS verbessert die Effizienz und Compliance in Ihrem HR-Bereich signifikant.
Tipp 3: Prüfen Sie welche Lösungen bereits im Einsatz sind und wie mögliche Integrationsoptionen aussehen könnten
Wenn Ihr Unternehmen bereits andere Systeme im Einsatz hat, ist es wichtig, die Integrationsoptionen des HRIS zu berücksichtigen. Eine nahtlose Integration mit bestehenden Buchhaltungs- oder Zeiterfassungssystemen kann die Effizienz erheblich steigern.
Wenn Sie bereits ein gutes ERP-System haben und damit zufrieden sind, prüfen Sie, ob dieses System auch eine HR-Lösung anbietet. Eine HR-Komponente aus derselben Systemfamilie kann Kompatibilitätsprobleme vermeiden und eine nahtlose Datenintegration gewährleisten. Das kann die Implementierung erleichtern und langfristig Kosten sparen.
Allerdings sollten Sie prüfen, ob die HR-Modul Ihres ERP-Anbieters alle Ihre spezifischen Anforderungen erfüllt. Falls nicht, könnte eine spezialisierte HR-Software, die sich gut in Ihr bestehendes System integrieren lässt, die bessere Wahl sein.
Die cloudbasierte Umantis HR-Suite bietet sowohl Schnittstellen zu bestehenden ERP-Systemen als auch zu integrierten ERP-Komponenten wie die Projektabrechnung bis hin zu einer vollständigen ERP-Lösung.
Tipp 4: Erstellen Sie eine HRIS-Anforderungscheckliste
Eine Anforderungscheckliste für die HR-Softwareauswahl ist entscheidend, weil sie:
- Bedarfe präzise definiert
- Systematische Evaluation ermöglicht
- Vollständigkeit der Kriterien sicherstellt
- Entscheidungsprozesse objektiviert
- Risiken bei der Softwareauswahl minimiert
Die Checkliste fungiert als strategisches Instrument, das Effizienz, Zukunftsfähigkeit und Wirtschaftlichkeit in der digitalen Transformation vereint.
Bei der Auswahl einer HR-Software sollten Sie vier Schlüsselkriterien beachten:
- Kosten (Einrichtung und Nutzung)
- benötigte Funktionalität
- Umfang des Kundensupports
- relevante Branchenexpertise
Eine sorgfältige Prüfung dieser Aspekte hilft Ihnen, ein System zu finden, das optimal auf die Bedürfnisse Ihrer Personalabteilung zugeschnitten ist und langfristig Mehrwert bietet.
Tipp 5: Achten Sie auf Benutzerfreundlichkeit
Ein benutzerfreundliches System erhöht die Akzeptanz bei Mitarbeitenden und reduziert den Schulungsaufwand. Testen Sie die Benutzeroberfläche und stellen Sie sicher, dass sie intuitiv und einfach zu bedienen ist.
Lassen Sie sich für die Anbieter, die in der engeren Auswahl stehen Demo-Zugänge geben. So können Sie Vergleiche besser herstellen und gleichzeitig Ihre Mitarbeitenden einbeziehen und Feedback einholen.
Tipp 6: Klären Sie mögliche Unterstützung ihrer IT ab
Bei der Auswahl eines HRIS sollten Sie die IT-Unterstützung sorgfältig prüfen. Dies kann entscheidend für den Erfolg und die Effizienz Ihres Systems sein:
- out-of-the-Box: Einige HRIS-Plattformen ermöglichen es HR-Abteilungen, die Lösung ohne IT-Unterstützung zu konfigurieren und zu implementieren. Dies kann die Abhängigkeit von der IT-Abteilung reduzieren, erfordert aber möglicherweise Kompromisse bei der Anpassbarkeit.
- massgeschneidert: Andere HR-Software-Lösungen bieten oft mehr Flexibilität und Spezialisierung, erfordern aber mehr IT-Support für Implementierung, Integration und Wartung.
6. Fazit
Ein gut implementiertes Personalinformationssystem kann die Effizienz der HR-Abteilung erheblich steigern und einen strategischen Beitrag zum Unternehmenserfolg leisten.
Die cloudbasierte Umantis HR-Suite als erweitertes HRIS kann genau diesen Beitrag leisten. Durch sorgfältige Auswahl, Planung und Umsetzung können Unternehmen von den zahlreichen Vorteilen eines modernen Personalinformationssystems profitieren und sich für die Herausforderungen der digitalen Arbeitswelt rüsten.
Kurz-FAQ
Ist die Umantis HR-Suite ein HRIS, HCM oder HRMS?
Die cloudbasierte Umantis HR-Suite ist eine umfassende HR-Softwarelösung, die verschiedene Aspekte des Personalmanagements abdeckt. Sie kann als HRIS (Human Resource Information System), HRMS (Human Resources Management System) und HCM (Human Capital Management) betrachtet werden, da sie Funktionen aus allen drei Kategorien integriert.
Ab welcher Unternehmensgrösse ist der Einsatz von HR-Software von Vorteil?
Der Einsatz von HR-Software kann bereits für Unternehmen ab 100 Mitarbeitenden von grossem Nutzen sein. In dieser Grössenordnung beginnen administrative HR-Aufgaben wie die Verwaltung von Mitarbeiterdaten, die Entgeltabrechnung und das Bewerbermanagement zunehmend zeitintensiver und komplexer zu werden.
Für welche Unternehmensgrösse eignet sich die Umantis HR-Suite am besten?
Die Umantis HR-Suite ist flexibel und skalierbar, sodass sie sich für Unternehmen unterschiedlicher Grössen eignet. Sie kann sowohl in kleinen Unternehmen, im Mittelstand als auch in grossen Unternehmen eingesetzt werden.
Kann ich die Umantis HR-Suite an die spezifischen Bedürfnisse meines Unternehmens anpassen?
Ja, die cloudbasierte Umantis HR-Suite ist sehr flexibel und kann an die spezifischen Bedürfnisse Ihres Unternehmens angepasst werden.
Gibt es auch eine standardisierte Umantis HR-Suite?
Ja, wir bieten unsere HR-Suite sowohl massgeschneidert als auch standardisiert (SmartKMU) an.
Wie sicher sind die Daten in der Umantis HR-Suite?
Die Umantis HR-Suite legt grossen Wert auf Datensicherheit und Datenschutz. Massnahmen zur Sicherung Ihrer Daten:
- Modernste Technologie: Nutzung neuester Technologien wie Verschlüsselung und sichere Übertragungsprotokolle.
- Datenschutz-Priorität: Strenge DSGVO-konforme Datenschutzrichtlinien für sichere Datenverarbeitung und -speicherung.
- Netzwerksicherheit: IT-Infrastruktur mit Firewalls, Intrusion-Detection-Systemen und regelmässigen Überprüfungen.
- Zugriffsrechte: Detaillierte Steuerung der Zugriffsrechte zur Verhinderung unbefugten Zugriffs.
- Regelmässige Updates: Häufige Software-Updates zur Schliessung von Sicherheitslücken.
- Sicherheitszertifikate: Bestätigung hoher Sicherheitsstandards durch verschiedene Zertifikate.
Wie lange dauert die Implementierung der Umantis HR-Suite typischerweise?
Die Implementierungsdauer der cloudbasierten Umantis HR-Suite kann je nach Unternehmensgrösse, Komplexität der bestehenden Systeme und spezifischen Anforderungen variieren. Typischerweise dauert die Implementierung für eine massgeschneiderte HR-Suite zwischen drei und sechs Monaten. Standardlösungen sind oft in wenigen Wochen live.
